BẮT ĐẦU NHỮNG BƯỚC TIẾN NHỎ - THẬN TRỌNG VỚI TỪNG BƯỚC LÙI

Chắc hẳn ai trong chúng ta đều trải qua giây phút “lên dây cót” tinh thần, quyết tâm thay đổi bản thân thật hoành tráng, nhưng chỉ vài tuần, thậm chí là vài ngày sau, đâu lại vào đấy. Trong sách “Nghiến răng nỗ lực, vươn lên dẫn đầu” [1] tác giả Daymond John có trích khảo sát của U.S News & World Report xác nhận rằng “80% những quyết tâm vào Năm mới của chúng ta thất bại trước khi tháng Hai trôi qua một nửa”. Nghe có vẻ như hiện tượng “kế hoạch Năm mới bị chìm nghỉm sau vài tuần” không phải chỉ là vấn đề của tôi, của bạn, của người Việt đâu nhỉ. Gần đây, do yêu cầu công việc phải nghiên cứu tài liệu về kaizen cho khối văn phòng, tôi tìm hiểu được vài cơ chế hoạt động của não bộ, giúp bản thân tôi nhìn ra nguyên nhân khiến bản thân khó duy trì những cam kết dài hạn, kể cả những thói quen tốt. Trong bài viết này, tôi chia sẻ nguyên nhân đằng sau triết lý thực hiện những bước đi nhỏ - linh hồn của kaizen cũng như những tác hại nặng nề của việc du di những sai lầm nhỏ. Hy vọng chúng sẽ đưa ra lời cảnh tỉnh có ích với những người mẹ đi làm còn ngại bắt đầu những thay đổi nhỏ, hoặc đang du di cho những sai phạm nhỏ.

Kaizen là “những bước đi rất nhỏ để cải thiện một thói quen, một quá trình hay một sản phẩm” - Nguyên nhân:

Giống như tên gọi của mình 改善 (改 kai: change - 善zen: good), kaizen đơn thuần là thực hiện những cải tiến nhỏ, liên tục để cải thiện hiệu quả một sản phẩm dịch vụ, một quy trình làm việc [2] Theo tiến sĩ Robert Maurer - tác giả sách Phương pháp Kaizen (NXB Tổng hợp, 2024) do Học viện Pace phát hành, thì “Đổi mới đòi hỏi sự cải cách mạnh mẽ, chấn động” trong khi phương thức Kaizen là đặt các bước tiến nhỏ, thoải mái hướng về sự cải thiện hơn” [3] Ông cũng tin rằng những đổi mới sáng tạo lớn lao, thần kỳ cũng thường xuất hiện trong quá trình cải tiến liên tục, hoặc là tích luỹ đến thời điểm phù hợp - hoặc là trong quá trình thực hiện cải tiến nhỏ lại thông suốt và tìm ra cách giải quyết những vấn đề lớn, liên chức năng, giúp thay đổi cục diện. Vì vậy, kaizen chính là những cải tiến “chậm nhưng không đau đớn” giúp nhiệm vụ hằng ngày trở nên trôi chảy hơn, đúng tiến độ hơn, ít cực nhọc hơn. Chúng nhỏ, nhỏ đến mức không thể thất bại [4], và “không thể phá vỡ nền nếp đó khi quá bận rộn” [5], chứ không phải là những thay đổi sau một đêm. Như vậy, cần thực hiện những cải tiến nhỏ, bắt đầu bằng những việc nhỏ để cải tiến mỗi ngày và để trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.

Mặc dù hai tựa sách không liên quan nhưng "Atomic habit - Thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ" của James Clear và "Phương pháp Kaizen" của Robert Maurer khuyên chúng ta nên thực hiện những bước nhỏ khi bắt đầu xây dựng thói quen tốt.

Nhưng vì sao chỉ cần bắt đầu nhỏ?

Bắt đầu bằng những bước nhỏ để vượt qua cơ chế phòng thủ của bộ não 

Theo tiến sĩ Robert Maurer, sức mạnh ý chí thường không tồn tại quá lâu. Khu vực não giữa của con người có một cấu trúc gọi tên là hạch hạnh nhân (amygdala - hạch có cấu trúc giống quả hạch nhân) chuyên điều khiển các phản xạ chống trả hoặc trốn chạy khi cơ thể gặp nguy hiểm. Bất cứ tín hiệu nào từ bên ngoài được hạch hạnh nhân nhận biết là nguy hiểm, bộ phận này sẽ đóng toàn bộ những chức năng không cần thiết có khả năng ảnh hưởng đến cơ chế chạy trốn hoặc chống trả của cơ thể như tiêu hoá, các suy nghĩ lý trí và sáng tạo… ), hướng cơ thể trực tiếp đến hành động: chiến đấu hoặc trốn chạy. Bằng việc thực hiện các bước đi nhỏ đến mức nhìn có vẻ tầm thường, chúng ta mới không đánh thức cơ chế hoạt động của hạch hạnh nhân. [6] Một khi đã vượt qua được lằn ranh này và tiếp tục lặp những bước tiến nhỏ, võ não bắt đầu hoạt động, dọn đường cho các tế bào thần kinh tạo ra một nhu cầu muốn thay đổi, bắt đầu xây dựng những thói quen mới. Ngay sau đó, tư tưởng chống đối lại sự thay đổi sẽ bắt đầu yếu dần đi. Một khi bạn đã bị khuất phục bởi sự thay đổi, phần mềm tư duy mới sẽ thúc đẩy bạn vươn tới mục đích của bạn với tốc độ còn nhanh hơn cả mong đợi. [7]

James Clear cũng cho rằng, khi lặp lại những bước tiến nhỏ, bạn có thể để “kích hoạt một con đường thần kinh gắn với thói quen ấy”, giúp não bộ “mã hóa một thói quen mới”. [8] James Clear trích kết luận từ một thực nghiệm của Edward Thorndike (từng đặt nền tảng cho quá trình hình thành thói quen năm 1898): Khi não đối mặt với một vấn đề lặp đi lặp lại, não bắt đầu tự động hóa quy trình giải quyết vấn đề đó. Khi gặp tình huống tương tự trong tương lai, hoặc khi các điều kiện tương tự hội tụ đủ, não không còn cần phải phân tích mọi góc độ của tình huống nữa, mà tự động rút mẩu ký ức ra, giải quyết theo cách bạn đã ra quyết định trước đó. Như vậy, bắt đầu bằng những bước nhỏ giúp bạn vượt qua cơ chế phòng thủ của hạch hạnh nhân, và lặp đi lặp lại những bước tiến nhỏ sẽ giúp não tự mã hoá thói quen, giảm bớt gánh nặng nhận thức cho não, giải phóng dung lượng hoạt động tinh thần để não phân bổ sức chú ý vào những nhiệm vụ khác. [9] Khi đó, nỗ lực ban đầu (mặc dù chỉ là 1%) sẽ trở nên vô cùng ý nghĩa về lâu dài. Thời gian sẽ khuếch đại “đường biên giữa thành công và thất bại”, sẽ nhân lên bất kỳ thứ gì bạn nuôi dưỡng. James Clear cũng phát biểu rằng “ngay cả khi bạn biết mình cần phải bắt đầu từ cái nhỏ, thì bắt đầu quá to vẫn không hề dễ dàng”.


"Atomic habit - Thay đổi tí hon hiệu quả bất ngờ" của James Clear đề xuất bắt đầu bằng những bước nhỏ và lặp lại chúng để tiến bộ hơn mỗi ngày, khuếch đạt "đường biên giữa thành công và thất bại"

Câu hỏi đặt ra là nếu bạn tiến bộ hơn dù chỉ 1% mỗi ngày, sau 1 năm bạn tiến bộ hơn bao nhiêu lần? Câu trả lời là 37 lần. Còn nếu mỗi ngày bạn tệ đi 1% thì trong vòng một năm, bạn sẽ tệ đi bao nhiêu lần? Bằng 0! Sau một năm tệ đi thì mọi thứ giảm xuống bằng không. [10]  

Bắt đầu bằng những bước nhỏ để giữ nhịp điệu của những điều tối quan trọng tồn tại giữa những cơn lốc khẩn cấp hằng ngày

Nhóm tác giả Chris Mcchesney, Sewn Covey, Jim Huling trong sách “4 nguyên tắc thực thi” có chỉ ra nguyên nhân của việc thực thi yếu kém các chiến lược, ý tưởng, kế hoạch mới… là một hiện trạng mà nhóm tác giả đặt tên là cơn lốc. “Kẻ thù thực sự của chuyện thực thi chính là công việc hàng ngày của bạn! Chúng tiêu tốn nguồn năng lượng khổng lồ để duy trì hoạt động thường ngày của tổ chức, cuốn bạn khỏi sự tập trung cần thiết để thực thi những ý tưởng mới”. Bởi vì để hạn chế thực thi các chiến lược, ý tưởng mới yếu kém thì bạn cần vượt thắng được việc hoàn thành những việc gấp mà còn cần vượt cả sức ì của tâm lý “xưa nay vẫn làm thế”. Cơn lốc chính là những việc cần làm hằng ngày để giúp tổ chức sinh tồn, (những ý tưởng/mục tiêu quan trọng mới khi đã vào guồng sẽ lại trở thành cơn lốc của bạn). Tổ chức không thể phớt lờ vì chúng có thể giết chết tổ chức ngay hôm nay. Nhưng nếu cứ để những mục tiêu tối quan trọng rơi vào quên lãng, tổ chức sẽ sớm bị rơi vào quên lãng trong tương lai. Theo nhóm tác giả, hiện tượng nhiều ý tưởng ban đầu được khởi xướng ngon lành đã “chết từ từ”, “ngỏm mà không hề có đám tang” tồn tại phổ biến tại rất nhiều tổ chức trên thế giới. Và bắt đầu bằng những bước nhỏ nhằm chuyển hoá những mục tiêu tối quan trọng thành hành động là cách giúp tổ chức không chỉ tồn tại trong cơn lốc mà còn tiếp tục tiến lên. Chúng làm cho những mục tiêu quan trọng nhất có đất sống giữa những cơn lốc. 

Tôi rất thích một trích dẫn trong sách (của một giám đốc cấp cao của một tập đoàn bán lẻ về nội thất và đồ gia dụng gia đình lớn nhất thế giới). Ông ví cơn lốc khẩn cấp hằng ngày giống như những con bọ chui vào mắt, khiến ông và đồng đội không thể thực thi những ý tưởng, chiến lược mới mặc dù ý thức được chúng rất quan trọng. Ông phát biểu như sau: "Chẳng có con rồng nào lao xuống và đánh văng chúng tôi khỏi các mục tiêu cần ưu tiên cả. Thứ mà chúng tôi gặp phải là những con bọ mắt. Hằng ngày, những con bọ lại chui vào mắt chúng tôi, để rồi khi nhìn lại sáu tháng qua, chúng tôi thấy mình vẫn chưa hoàn thành những chuyện mà chúng tôi nói là sẽ làm.” [11] 

Thận trọng với những bước lùi nhỏ 

Tiến bộ nhỏ nên được khuyến khích lặp lại liên tục, sai phạm nhỏ cũng cần được khắc chế ngay. Công thức 1% ở trên của James Clear cho thấy 1% tệ hại sau 1 năm đưa bạn về số 0. [12] “Bằng 0” của thói quen xấu tưởng chừng như không có hại nhưng thật ra chúng sẽ khiến chúng ta bình thường hóa, thậm chí là nhân bản các sai lầm, khiến việc bỏ giữa chừng trở thành chuyện hiển nhiên, khiến việc gián đoạn dễ dàng phát sinh, khiến bạn trượt dài trước các thói quen xấu. Bởi tốc độ chuyển biến của thói quen xấu diễn ra chậm nên chúng cứ thế trượt dài. Cuộc đời chúng ta sẽ là quá trình tích lũy rất nhiều các sai lầm.
Đây thật sự là điều đáng suy ngẫm. Không ai trong chúng ta muốn trượt dài trên những lở dở, sai lầm. Để hạn chế việc lặp lại những tệ hại 1% này, James Clear cũng đề xuất “Hãy cho thêm một cái giá phải trả đau đớn và ngay lập tức vào hành động, để giảm bớt khả năng xảy ra của nó” bởi “Khi có hậu quả nghiêm trọng, người ta học nhanh hơn.” [13] 

Trong sách Phương pháp Kaizen, tác giả mô tả và cho ví dụ sinh động về “Lý thuyết chiếc cửa sổ gãy”, khuyến nghị chúng ta cần khắc phục đều đặn và tức thì những vấn đề nhỏ, để quét rác môi trường và tâm trí. Không nên du di, không khoan nhượng với những sai phạm nhỏ. 

“Lý thuyết Chiếc cửa sổ gãy” được công nhận lần đầu vào năm 1982 bởi hai nhà tội phạm học: James Q.Wilson và George L.Kelling. Wilson và Kelling quan sát thấy nếu tại một đơn vị cư dân, khi những đứa trẻ ném đá vào một tòa nhà trống làm vỡ một kính cửa sổ, và nếu tấm kính đó không được sửa chữa thì những tấm kính khác cũng sẽ sớm bị phá vỡ; nhưng nếu tấm kính vỡ ban đầu được nhanh chóng sửa chữa, những kẻ phá hoại sẽ tránh xa, tất cả những cánh cửa sổ khác sẽ được giữ nguyên vẹn. Hai tác giả tìm thấy một chân lý lớn hơn về tội phạm sau tình huống tượng trưng này: “Con người sẽ có xu hướng sẵn sàng vi phạm pháp luật nhiều hơn trong khu vực dân cư xem nhẹ, bỏ qua, không trừng phạt các hành vi vi phạm pháp luật nhỏ. Nếu khu vực bạn sống làm lơ để cho một gã say rượu to tiếng và làm loạn, họ cũng chẳng muốn cố gắng ngăn cản một vụ trấn lột, vì vậy, hành động để mặc hành vi phạm pháp nhỏ đang lôi kéo những cuộc tấn công nghiêm trọng hơn”. Nói cách khác việc du di những sai phạm nhỏ sẽ dần biến chúng ta thành những con người bàng quan giữa cuộc đời này, thậm chí, bàng quan và thả trôi cuộc đời mình.

Tác giả Robert Maurer  cho rằng Lý thuyết Chiếc cửa sổ gãy đậm màu sắc kaizen. Ông chia sẻ ví dụ của lý thuyết này như sau: William Bratton được thuê đến thành phố New York để làm giảm tỷ lệ phạm tội trên tàu điện ngầm vào năm 1990. Ông đã tách các vấn đề phạm tội nhỏ ra riêng. Ông quyết định tập trung vào xử lý những hành vi phạm tôi nhỏ gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của hành khách đi tàu nhưng sẽ không khiến cho họ phải rơi vào tình trạng nguy hiểm. Thay vì những cuộc vây bắt tội phạm rầm rộ nhưng không thường xuyên, Bratton yêu cầu các nhân viên của ông bắt giữ những người nhảy qua cửa soát vé từ ngày này sang ngày khác. Mỗi ngày, ông cho còng tay và bắt giữ khoảng 15 đến 20 tội nhân ngay tại sân ga - để các hành khách đi tàu dễ dàng chứng kiến, mặc kệ phóng viên báo đài có thấy hay không. Việc này có tác động đáng kể không chỉ lên các vụ phạm tội nhỏ mà còn cả những vụ án lớn. Khi cảnh sát kiểm tra lý lịch những tên tội phạm nhảy qua cửa soát vé, họ cũng thường xuyên bắt được nhiều tên đang bị truy nã dưới các tội danh bạo lực khác. Những kẻ có khả năng phạm tội trấn lột cũng bị bắt vì nhảy qua cửa soát vẻ trước khi phạm tội trấn lột. Tỷ lệ tội phạm nghiêm trọng trong hệ thống tàu điện ngầm đã giảm 50% trong vòng 27 tháng. [14] 

Tôi cực kỳ thích lời cảnh tỉnh về tác hại của việc du di những bước lùi nhỏ trong môi trường sống và làm việc. Theo Toyota, cần xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh, không có chỗ cho sai phạm tồn tại và lặp lại. Bởi nếu luôn nghĩ “lỗi nhỏ thôi, bỏ qua cũng được” thì khó tránh khỏi “cái kia, cái khác cũng có thể bỏ qua. Kết cục là sản phẩm lỗi sẽ dần tăng lên, mục tiêu sản xuất không sản phẩm lỗi sẽ vĩnh viễn không thể thực hiện được”. Với cách tiếp cận này, Toyota đã xây dựng một hệ thống không thể phát sinh lỗi để phòng tránh lỗi. Đối với chi tiết có thể lắp được cả bên trái và bên phải, họ sẽ thiết kế lại sao cho chỉ lắp được một phía. Với cách làm này, nhân viên dù có mất tập trung cũng không thể lắp nhầm. [15] 

Hai cuốn sách hay về Kaizen "Phương pháp Kaizen" và "Nghệ thuật kaizen tuyệt vời của Toyota"

Quan sát đời sống xung quanh mình, tôi luôn tin tưởng rằng để đứa trẻ sống có kỷ luật, hình thành được ý niệm đúng sai, chúng cần được sống trong một môi trường không bình thường hóa lỗi nhỏ. Không bình thường hóa những sai phạm. Không nên lấy cái sai của người khác biện minh cho hành động của mình. 2 năm đi làm bằng xe bus, bản thân tôi chứng kiến nhiều tình huống dở khóc dở cười khi nhiều người không đứng đúng trạm, sau đó, quay lại cáu với tài xế. Tôi cũng rất sửng sốt khi thấy nhiều người phát biểu "giờ đứa nhỏ nào chẳng quay cóp, con tôi quay bài chút mà giáo viên làm to chuyện". Việc hiển nhiên những lỗi sai sẽ khiến chúng ta hạ thấp chuẩn mực xã hội và tôn nghiêm bản thân khi nào chẳng rõ. Và những đứa trẻ, chúng nhìn chúng ta làm để học theo, thay vì chỉ nghe những gì chúng ta rao giảng.